(Feitelijke Vereniging)

De ondergetekenden:

1. Ledegen, Rob

2. Peeters Robin

 

zijn overeengekomen op 16 september 2021, om in overeenstemming met de Wet van 23 maart 2019 tot invoering van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen - hierna het WVV genoemd - gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad van 4 april 2019, de vereniging zonder winstoogmerk “Archein” op te richten waarvan de statuten als volgt luiden:

 

Eerste aanpassing:

1. Verfaille, Arthur,

2. Smet, Belle

Naam

 

Art. 1. De vereniging draagt de naam “Archein”.

​

Art. 2. Deze naam moet voorkomen in alle akten, facturen, aankondigingen, bekendmakingen, brieven, orders en andere stukken uitgaande van de vereniging.

​

Doelstellingen en voorwerp

 

Art. 3. De vereniging heeft tot doel, als faculteitskring van de faculteit Architectuur aan de Katholieke Universiteit te Leuven, Campus Sint-Lucas te Gent, en eveneens bachelor interieurvormgeving, Campus Sint-Lucas te Gent, een aanvulling te verschaffen op de universitaire vorming van de architectuurstudent bij het opgelegde programma van de Universiteit, in het bijzonder op sociaal, cultureel en economisch gebied, alsook iedere werkzaamheid te bevorderen die de vriendschapsbanden onder haar leden en met andere studenten of afgestudeerden van de Campus Sint-Lucas te versterken. Verder dient zij op onderwijskundig vlak het behartigen van de belangen van alle studenten van de campus te verzekeren. Ze poogt eveneens de studenten aan deze faculteit in contact te brengen met het bedrijfsleven en voor hen ontspannende activiteiten te voorzien.

​

Art. 4. De vereniging is bevoegd om handelsdaden te stellen voor zover deze in overeenstemming zijn met het doel omschreven in het eerste lid en voor zover de winst gebruikt wordt om dit doel te bereiken. Zij kan alle roerende en onroerende goederen die zij voor het verwezenlijken van haar doel nodig heeft, bezitten of verkrijgen en er alle eigendomsrechten en andere zakelijke rechten op uitoefenen.

 

Zij kan daartoe alle nuttige rechtshandelingen en daden stellen, en onder meer overeenkomsten sluiten, personeel aanwerven, contracten ondertekenen, verzekeringspolissen afsluiten, goederen in huur nemen, dit alles zowel in binnen- als in buitenland.

 

Zij kan subsidies verwerven, zowel van de overheid als van private instellingen, aan sponsoring doen, vertegenwoordigers uitzenden in binnen- en buitenland en zelf als vertegenwoordiger optreden.

 

Art. 5. De vereniging is uitgesproken apolitiek en associeert zich dus ook met geen enkele politieke voorkeur.

​

Duur

​

Art. 6. De vereniging wordt opgericht voor onbepaalde tijd. Zij kan te allen tijde worden ontbonden.

​

Leden

​

Art. 7. De vereniging zal minstens twee leden tellen. De vereniging kent enkel effectieve leden. Waarbij de term “lid” betrekking heeft op zogenaamde ‘effectieve leden’, zoals vermeld in het WVV en latere wetswijzigingen. De oprichters zijn de eerste leden van de vereniging.

​

Art. 8. Als lid kan tot de vereniging kunnen toetreden: elke natuurlijke persoon of rechtspersoon, evenals openbare besturen, voor zover toegelaten door de wet of andere regelgeving, die door het bestuursorgaan als zodanig worden toegelaten.

 

Art. 9. Wie lid wil worden, kan dit door iemand uit het actuele bestuursorgaan van dat moment aan te spreken. Het bestuursorgaan beslist vrij over elk verzoek tot toetreding. Het bestuursorgaan kan op door hem te bepalen voorwaarden ‘toegetreden leden’ tot de vereniging toelaten.

 

Art. 10. De door de leden verschuldigde jaarlijkse bijdrage mag niet hoger zijn dan 20 EURO. Het bestuursorgaan stelt jaarlijks de door de leden verschuldigde bijdrage vast.

 

Art. 11. Elk lid kan te allen tijde, mits het lid er één maand vooraf kennis van geeft, uit de vereniging treden, doch niet alvorens de opeisbaar geworden bijdragen te betalen.

 

Het lid dat weigert de bijdrage te betalen, wordt geacht ontslag te nemen. Hiertoe zal het bestuursorgaan de niet-betalende leden aanmanen tot betaling binnen de door het bestuur te bepalen termijn. Na het verstrijken van deze termijn is het lid automatisch ontslagnemend.

 

Tot uitsluiting van een lid kan alleen door een algemene vergadering worden besloten, met tweederde meerderheid der aanwezige en vertegenwoordigde stemmen en nadat het lid is gehoord, althans opgeroepen.

 

Het lidmaatschap eindigt van rechtswege ingeval het lid overlijdt, failliet, onbekwaam of in staat van verlengde minderjarigheid wordt verklaard, of onder voorlopig bewind wordt gesteld.

 

Art. 12. Iedereen die lidgeld betaalt, is lid van Archein. Tussen de leden maken we volgend onderscheid:

• Leden: hebben enkel lidgeld betaald. Zij zijn niet toegelaten op cantussen.

• Feuten: mensen die potentieel lid/ schacht willen worden van Archein. Zij zijn nog niet gedoopt.

• Schachten: leden die gedoopt zijn maar nog niet ontgroend zijn.

• Praesidiumleden: hebben een bestuursfunctie.

• Ereleden:

  1. sponsors die erelidgeld betalen ter sponsoring van de club en bijgevolg het desbetreffende jaar erelid zijn. Een sponsor die tenminste 3 aaneensluitende jaren telkens een minimum van €300 sponsort, heeft recht op een ‘Erelid-lint’, dat die krijgt van Archein. Dit wordt contractueel vastgelegd in de sponsorcontracten.

  2. de oprichters en pro-senioren. Zij worden beschouwd als eeuwig erelid.​

• ​Commilitones: alle andere leden die ontgroend zijn. 

• Pro-senioren: worden beschouwd als erelid en als eeuwig lid van Archein. 

• Peter/Meter: iemand die de club voorziet van een ruimte voor clubavonden en andere activiteiten. Een peter of meter wordt ook voorzien van een peter/meter-lint.

​

Art. 13. Binnen de leden wordt er een onderscheid gemaakt tussen intra-muros en extra-muros.

• Intra-muros: Elk lid dat aan de faculteit Architectuur aan de Katholieke Universiteit te Leuven, Campus Sint-Lucas te Gent, en eveneens bachelor interieurvormgeving, Campus Sint-Lucas te Gent, studeert.

• Extra-muros: Elk ander lid.

​​

Algemene vergadering

​

Art. 14. De algemene vergadering is samengesteld uit al de leden en is bevoegd voor hetgeen bepaald in het WVV en latere wetswijzigingen:

• Het wijzigen van de statuten

• Het benoemen en afzetten van het praesidium

• Het kwijten aan de praesidiumleden

• Het goedkeuren van de begroting en van de rekening

• Het ontbinden van de vereniging

• Het uitsluiten van een lid

• Het omzetten van de vereniging in een vennootschap met een sociaal oogmerk

• Alle bevoegdheden die door voorliggende statuten worden toegekend

Ieder lid kan schriftelijk volmacht geven aan een ander lid, die het correlerend stemrecht mag uitoefenen, zonder dat evenwel een lid houder mag zijn van meer dan één volmacht.

 

Art. 15. De algemene vergadering moet ten minste eenmaal per academiejaar worden bijeengeroepen. Het bijeenroepen van de algemene vergadering gebeurt steeds op initiatief van het bestuursorgaan. Alle leden moeten schriftelijk worden opgeroepen ten minste vijftien dagen vóór de vergadering.

Buitengewone algemene vergaderingen kunnen worden bijeengeroepen op initiatief van het bestuursorgaan of op initiatief van tenminste een vijfde van de leden van de vereniging. De schriftelijke oproeping gebeurt per brief of per e-mail, met vermelding van de agenda.

 

Art. 16. De vergadering wordt voorgezeten door de Praeses of, bij diens afwezigheid, door de VicePraeses, of, bij diens afwezigheid, door de bestuurder die al het langste in het bestuur zetelt. De Praeses wijst een secretaris aan ingeval de secretaris van het bestuursorgaan afwezig is.

 

Art. 17. De agenda wordt vastgesteld door het praesidium en tijdig gecommuniceerd naar de leden. Onderwerpen die niet op de agenda staan, kunnen mede in behandeling worden genomen bij unanieme goedkeuring door de aanwezige leden of vertegenwoordigde op een algemene vergadering.

 

Art. 18. De besluiten worden genomen bij gewone meerderheid van de aanwezige en vertegenwoordigde stemmen, ongeacht het aantal aanwezigen. Bij staking van stemmen beslist de stem van de Praeses.

​

Art. 19. De notulen van de algemene vergadering worden opgenomen in een ter zetel van de vereniging gehouden bijzonder register en ondertekend door de voorzitter van de vergadering, de secretaris en de leden die het wensen. De besluiten van de algemene vergadering worden de leden en belanghebbende derden mondeling of op digitale wijze ter kennis gebracht, dit alles onverminderd de door de wet voorgeschreven bekendmakingen.

​

Bestuur

​

Art. 20. De vereniging wordt bestuurd door een minimum van 2 bestuurders [, die lid zijn van de vereniging]. Zij worden benoemd door de algemene vergadering. Het bestuur blijft minstens in functie tot en met de verkiezing van een nieuw praesidium. Deze verkiezing valt steeds voor het einde van het academiejaar. Het mandaat van de bestuurders is ongelimiteerd hernieuwbaar. Hun opdracht eindigt van rechtswege door het verstrijken van hun mandaat en eveneens door overlijden, ontslag, aftreden of afzetting en verlies van het lidmaatschap.

 

De praesidiumleden worden niet bezoldigd voor de uitoefening van hun mandaat.

 

Ieder praesidiumlid kan vrijwillig ontslag nemen door schriftelijke kennisgeving aan het bestuursorgaan.

 

Ieder praesidiumlid kan ook te allen tijde door de algemene vergadering ontslagen worden hetzij hierbij een geldige reden is en 2/3 meerderheid van het praesidium hiermee akkoord is. (zie Artikel48)

 

Elk praesidiumlid dat benoemd is om een tussentijds opengevallen mandaat waar te nemen, blijft slechts bestuurder tot dat mandaat verstreken is. Praesidiumleden wier mandaat van beperkte duur is, moeten voor het verstrijken ervan het initiatief nemen om de algemene vergadering te laten bijeenroepen om nieuwe bestuurders te benoemen. Indien zij in gebreke blijven, zijn zij ertoe gehouden hun opdracht verder te vervullen tot in hun vervanging is voorzien, onverminderd hun aansprakelijkheid voor de schade die door hun verzuim mocht zijn veroorzaakt.

 

Art. 21. Het praesidium kan uit zijn leden een praeses, een vice-praeses, een secretaris, een penningmeester, een schachtentemmer, een sport- en cultuurpraeses, een cantor, een PR, een feest-praeses, een zedenmeester en biermeester kiezen. Indien niet alle functies worden verkozen zullen de andere bestuursleden deze functie op zich nemen. De verantwoordelijkheden van deze functie staan vermeld onder dit artikel. De praeses, de vice-praeses en de secretaris zijn desgevallend automatisch praeses, vice-praeses en secretaris van de algemene vergaderingen.

 

Het praesidium wordt gehouden onder voorzitterschap van de praeses. Bij diens afwezigheid, ziekte, overlijden, ontslag, ontslagname of motie van wantrouwen wordt zijn functie waargenomen door de vice-praeses. Bij onbeschikbaarheid van de vice-praeses duidt het bestuur een bestuurslid aan om als waarnemend voorzitter te zetelen. Als de vicevoorzitter door een gewone meerderheid in het bestuur onbekwaam bevonden wordt, wordt er door het bestuur intern een nieuwe praeses verkozen.

​

Art. 21.1. Praeses

 

De taak van de praeses bestaat erin de activiteiten te coördineren, de vergaderingen te leiden, de studentikoze activiteiten te leiden, de vereniging te vertegenwoordigen bij de academische overheid en naar buiten toe en bij hoogdringendheid persoonlijke beslissingen te nemen waarover die later op eventuele aanvraag van het praesidium verantwoording moet afleggen. De praeses draagt de verantwoordelijkheid voor alle door Archein georganiseerde activiteiten, tenzij die door overmacht niet aanwezig is of voor aanvang van de activiteit schriftelijk afstand gedaan heeft van zijn verantwoordelijkheid, bij het praesidium. Het praesidium dient in dit geval een ander aanwezig praesidiumlid aan te duiden als verantwoordelijke die dan de taken overneemt van de praeses volgens deze paragraaf.

 

De praeses leidt ook de cantussen, en zorgt ervoor dat deze vlot verlopen. Daarnaast onderhoudt de praeses ook contact met het SK Ghendt. Die zetelt in de wekelijkse RSvergaderingen en verdedigt daar de belangen van Archein. De praeses deelt ook de activiteiten en beslissingen van het SK Ghendt mee aan de rest van het praesidium en bij uitbreiding de rest van de leden.

 

Art. 21.2. Vice-Praeses

 

De taak van de vice-praeses bestaat erin de praeses bij te staan en waar nodig deze te vervangen. In geval van ontslag van de praeses, wordt de vice-praeses in beginsel als praeses benoemd. Het praesidium voorziet in de aanduiding van een nieuwe vice-praeses.

 

Art. 21.3. Penningmeester

 

De taak van de penningmeester bestaat erin de verenigingskas bij te houden, de financiële verrichtingen van de vereniging uit te voeren, contact te zoeken met de subsidiërende instanties en erop toe te zien dat voldaan wordt aan de door hen gestelde eisen. De penningmeester moet op verzoek van een praesidiumlid in staat zijn de toestand van de verenigingskas en de verrichtingen daarop, vanaf de aanvang van zijn of haar termijn, te verklaren. De Penningmeester dient na te gaan of leden lidgeld betaald hebben. De penningmeester behandelt ook alle sponsorcontracten en zorgt voor een correcte archivering, conform artikel 29. Enkel de Penningmeester en de Praeses hebben toegang tot de financiële middelen van Archein.

 

Art. 21.4. Secretaris

 

De taak van de secretaris is het opstellen van duidelijke verslagen van de praesidiumvergaderingen. Deze verslagen worden duidelijk en makkelijk raadpleegbaar voor de rest van het praesidium op regelmatige basis verspreid. Daarnaast communiceert de secretaris wekelijks of tweewekelijks naar de leden door middel van een weekmail, verspreid via Facebook en mail. In deze weekmail wordt tenminste op ludieke wijze een overzicht van de eerstvolgende activiteiten gegeven. Tenminste éénmaal per semester zorgt de secretaris ook voor een semesterblad, tenzij anders onderhandeld door het praesidium waar de huidige secretaris deel van uitmaakt. De secretaris zorgt voor een accurate ledenlijst.

 

Art. 21.5. Schachtentemmer

 

De taak van de schachtentemmer is het degelijk opleiden en begeleiden van schachten naar commilitones. De schachtentemmer staat ook in voor ledenwerving. De schachtentemmer organiseert de doop en ontgroening, en mag hiervoor, indien gewenst een doopcomité oprichten. Op cantussen zorgt de temmer ervoor dat die/hun schachten de regels volgen en tijdig gestraft worden indien dit niet het geval is. De schachtentemmer motiveert de schachten om regelmatig aanwezig te zijn op clubavonden en is zelf steeds aanwezig. De schachtentemmer zorgt ook voor de aanwezigheid van Archein op de Schachtenkonventen van het SK Ghendt.

​

Art. 21.6. Cantor

 

De taak van de cantor is het kiezen en inzetten van codexnummers op cantussen. De cantor zorgt er daarom voor dat zijn liederenkennis voldoende is. De cantor is aanwezig op de Cantoravonden van het SK Ghendt. De cantor organiseert tenminste één zangavond per academiejaar voor de leden van Archein.

 

Art. 21.7. Feestpraeses

 

De taak van de feestpraeses is het organiseren en coördineren van evenementen, met in het bijzonder het galabal. De feestpraeses coördineert het galabal-commité (indien van toepassing) en communiceert de nodige info naar het (hoog-)praesidium. De feestpraeses zorgt ook, samen met de PR, voor sponsoring voor deze evenementen.

 

Art. 21.8. PR

 

De taak van de PR is het onderhouden van alle communicatie van praesidium naar leden, alsook de communicatie naar buiten de vereniging. Dit houdt o.a. in het tijdig aanmaken van evenementen op de facebook-pagina en het regelmatig plaatsen van posts/verhalen op Instagram. Daarnaast beheert de PR ook de website. De PR is ook verantwoordelijk voor het zoeken naar sponsors.

 

Art. 21.9. Sport & Cultuur

 

De sport & cultuur heeft de verantwoordelijkheid over het organiseren van cultuur- en sportgerelateerde activiteiten. De Sport & Cultuur brengt de rest van de vereniging op de hoogte van de SK-gerelateerde sport-activiteiten en zorgt ervoor dat hier voldoende leden op aanwezig zijn. Daarnaast organiseert die sport- en cultuurgerelateerde activiteiten doorheen het academiejaar.

 

Art. 21.10. Zedenmeester

 

De taak van de zedenmeester is het orde bewaren tijdens de cantussen. De zedenmeester legt straffen op aan leden van de corona die de regels niet respecteren. De straffen zijn rechtvaardig en proportioneel.

 

Art. 21.11. Biermeester

 

De taak van de biermeester is het voorzien van voldoende drank op vergaderingen en evenementen. De biermeester zorgt ook voor de vlotte aansluiting van vaten op cantussen en dient de hoofdtafel tijdig te informeren over het aantal geconsumeerde vaten. Indien er voor aanvang van de cantus een maximum aantal vaten is afgesproken, dient de biermeester dit aantal niet te overschrijden zonder hierover met de hoofdtafel te overleggen.

 

Art. 22. De taak van alle praesidiumleden is te zorgen voor de onderlinge contacten en informatiestroom tussen leden en praesidium, de specifieke taken die horen bij die/hun functie naar behoren uit te voeren, de eer van de vereniging hoog te houden, en mee te werken aan de activiteiten van de vereniging.

 

Art. 23. Het praesidium kan met het oog op bijzondere activiteiten een comité samenstellen (dat niet uitsluitend uit praesidiumleden moet bestaan) dat kan beschikken over de door het praesidium vastgestelde bevoegdheden en een door het praesidium vastgesteld budget. Deze comités bestaan slechts tijdelijk. Een comité moet een secretaris hebben die tot het praesidium behoort, verslag maakt en zorgt dat ieder praesidiumlid dit schriftelijk of per e-mail krijgt toegezonden.

​

Art. 24. Het hoogpraesidium bestaat uit de functies Praeses, Vice-Praeses en Penningmeester.

 

Art. 25. Het praesidium leidt de zaken van de vereniging en vertegenwoordigt deze in en buiten rechte. Zij is bevoegd voor alle aangelegenheden met uitzondering van deze die door de wet of de statuten uitdrukkelijk aan de algemene vergadering zijn voorbehouden.

 

Onverminderd de algemene vertegenwoordigingsbevoegdheid van het Bestuur als college, wordt de vereniging in en buiten rechte eveneens vertegenwoordigd door het hoogpraesidium, zijnde de praeses, de vice-praeses en de penningmeester.

 

Het praesidium kan zelf daden van beschikking stellen met inbegrip van, maar niet beperkt tot, het vervreemden van roerende en onroerende goederen, het hypothekeren, het lenen en uitlenen, alle handels- en bankverrichtingen, het lichten van hypotheken, ... Het praesidium kan delen van zijn bevoegdheid op zijn verantwoordelijkheid overdragen aan één of meerdere van de bestuurders.

 

Door de praesidiumleden worden geen persoonlijke verplichtingen aangegaan betreffende de verbintenissen van de vereniging. Hun aansprakelijkheid is beperkt tot het vervullen van de hun gegeven opdracht en tot de tekortkomingen in hun bestuur.

 

Art. 26. Elk lid kan de vereniging in en buiten rechte vertegenwoordigen volgens de voorwaarden opgesteld door het bestuursorgaan.

 

Voor rechtshandelingen die buiten het dagelijks bestuur en de bijzondere opdrachten vallen, is de vereniging slechts verbonden door de handtekeningen van twee praesidiumleden samen.

 

Art. 27. Het praesidium wordt bijeengeroepen door de praeses of door twee bestuurders met vermelding van de agenda.

 

De vergaderingen worden voorgezeten door de praeses en, bij diens ontstentenis, belet of afwezigheid, door de vice-praeses, en bij diens ontstentenis, belet of afwezigheid, door de secretaris of de bestuurder die al het langste in het bestuur zetelt.

 

De beslissingen worden bij gewone meerderheid van stemmen genomen; ten minste de meerderheid van het praesidium moet aanwezig zijn of geldig vertegenwoordigd. Bij staking van stemmen beslist de stem van de voorzitter of de stem van diegene die hem vervangt. Ieder praesidiumlid kan schriftelijk volmacht geven aan een andere bestuurder, die het daarbij horend stemrecht mag uitoefenen, zonder dat evenwel een bestuurder houder mag zijn van meer dan 1 volmacht.

 

De notulen worden gehouden in een daartoe bestemd register; zij worden ondertekend door de praeses en de secretaris van de desbetreffende vergadering. Uittreksels en afschriften van de notulen en het register worden ondertekend door de voorzitter en de secretaris van het bestuursorgaan ondertekend.

​

Begrotingen

​

Art. 28. Het boekjaar van de vereniging loopt van 16/09 tem 15/09.

 

Bij het einde van elk boekjaar sluit het bestuursorgaan de rekeningen van het afgelopen jaar en maakt de begroting voor het volgend jaar op; deze worden aan de jaarvergadering ter goedkeuring voorgelegd. Het batig saldo vergroot het vermogen van de vereniging en kan niet als dividend of anderszins aan de leden worden uitgekeerd. De boekhouding wordt gevoerd volgens het WVV en de betreffende uitvoeringsbesluiten.

 

Art. 29. Sponsoring gebeurt uitsluitend aan de hand van een uniform sponsorcontract.

 

Sponsoring zoeken is de verantwoordelijkheid van de penningmeester, feest-praeses, PR en Praeses. Zij worden bijgestaan door het gehele praesidium.

 

Een sponsorcontract kan elk jaar worden herzien door het hoogpraesidium. Elk contract bestaat minstens in tweevoud, waarvan één exemplaar bewaard wordt door Archein en het andere aan de desbetreffende sponsor wordt gegeven. Deze contracten kunnen zowel digitaal als fysiek bewaard worden. Een sponsorcontract loopt steeds tot het einde van het boekjaar, tenzij anders overeengekomen.

 

Alle sponsorcontracten dienen gearchiveerd te worden door de penningmeester.

​

Ontbintenis & vereffening

​

Art. 30. In geval van vrijwillige ontbinding benoemt de algemene vergadering, of bij gebreke daarvan de rechtbank, één of meer vereffenaars. Zij bepaalt hun bevoegdheid, alsmede de wijze van vereffening.

 

Art. 31. In geval van ontbinding worden de activa, na aanzuivering van de schulden, overgedragen aan de vereniging, stichting of inrichting, die een gelijkaardig doel als deze vereniging nastreeft; zijn er verscheidene zodanige verenigingen, dan maakt de algemene vergadering een keuze of verdeelt zij de activa naar goedvinden; zijn er geen, dan worden de goederen overgedragen aan de vereniging, stichting of inrichting, waarvan het doel het hierboven omschreven doel het meest nabij komt.

​

Zichtbare kenmerken

​

Art. 32. LINTEN

 

Art. 32.1. Dunne linten

 

De dunne linten zijn samengesteld uit zwart en rood, en worden steeds met de rode kleur naar boven gedragen.

 

Art. 32.2. Schachtenlinten

 

Een schachtenlint is steeds conform artikel 32.1 en wordt over de linkerschouder gedragen.

 

Elk academiejaar worden er een schachtenkoning en schachtenkoningin verkozen. Hun titel wordt op de achterkant van hun lint geborduurd.

​

Art. 32.3. Commilitones-linten

 

Een commilitones-lint is steeds conform artikel 32.1 en wordt over de rechterschouder gedragen. De functie ‘keizercommi’/ ‘keizercommilitoon’ is geen geldige functie en wordt bijgevolg niet als dusdanig op een lint geplaatst.

 

Art. 32.4. Praesidiumlinten

 

Een praesidiumlint heeft steeds een opbouw volgens Figuur 1.

 

Art. 32.5. Praeseslinten

 

Een praeseslint heeft steeds een opbouw volgens Figuur 2.